各系部（院）、畢業(yè)班輔導(dǎo)員：

為了做好2017屆畢業(yè)生的資格審查、檔案歸檔等工作，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

一、畢業(yè)生檔案歸檔工作總體要求

1.本次檔案采用郵局EMS寄出，寄往學(xué)生生源地或者是專升本錄取學(xué)校，各系各輔導(dǎo)員要本著對學(xué)生負責(zé)的態(tài)度認真對待，做好審核歸檔工作。

2.本次檔案歸檔工作，任務(wù)重、時間緊，請各系要求畢業(yè)班輔導(dǎo)員嚴格按照要求保質(zhì)保量完成工作。

二、畢業(yè)生檔案工作時間要求

1、準備檔案中相關(guān)材料：

（1）領(lǐng)取高考原始檔案和新檔案袋

時間：6月14日-16日下午2:30-5:50地點：中214

（2）學(xué)生綜合測評表、學(xué)生成績表、就業(yè)通知書

學(xué)生綜合測評表電子版見附件1；

學(xué)生成績表由各系部統(tǒng)一發(fā)放；

就業(yè)通知書從招辦領(lǐng)取，具體時間由招辦另行通知

2、檔案封裝與檔案回收

檔案回收時間為7月6日-7日，具體各系時間安排另行通知。

二、畢業(yè)生檔案中應(yīng)該包含的內(nèi)容及要求

檔案歸檔由各畢業(yè)班輔導(dǎo)員負責(zé)，畢業(yè)生檔案中應(yīng)該包含以下幾項材料：

1、高考檔案：畢業(yè)班輔導(dǎo)員按時間要求到學(xué)籍科（信息樓中214）領(lǐng)取本班高考原始檔案和新檔案袋。

要求：如果領(lǐng)回的學(xué)生檔案中有不是本班學(xué)生的請于第一時間退回至學(xué)籍科。

2、畢業(yè)生登記表和學(xué)生綜合測評表： 輔導(dǎo)員審核簽名后到各系黨總支蓋章后到學(xué)籍科蓋章（學(xué)籍科蓋章具體時間另行通知）。

3、學(xué)生成績表：學(xué)籍科統(tǒng)一打印成績表交各系，輔導(dǎo)員蓋章后統(tǒng)一歸檔。{（1、班級有跟讀同學(xué)請輔導(dǎo)員按照教務(wù)處提供的模板附件4和打印的原始成績單進行制作，注意所有時間順延一年（班級順延至其錄取年份）.2、凡成績單中有不及格的，請輔導(dǎo)員用黑色水筆標出，然后在分數(shù)的同一行空白處改為“補60”，并到教務(wù)處加蓋成績補錄章）}

4、就業(yè)通知書：輔導(dǎo)員從招辦領(lǐng)取就業(yè)通知書核對后將報到證白聯(lián)放入學(xué)生檔案中。

5、其它該生在校獲得校級或省級獲獎證明材料，身份證信息修改證明材料等，如果有該項材料請輔導(dǎo)員用黑色簽字表在“材料欄目”內(nèi)分項寫明材料名稱并標明份數(shù)。

三、檔案封裝工作及回收安排

（一）檔案封裝工作要求

1.將上述學(xué)生檔案材料封裝在檔案袋中，并按照檔案袋中實際封裝的材料內(nèi)容填寫封面的上的材料件數(shù)；如果封面所在材料項目在檔案袋內(nèi)沒有的話，請在“件數(shù)”欄畫“×”。

2.將學(xué)生專業(yè)姓名表按要求貼在檔案袋上。（姓名示例表見群共享附件2：2017屆畢業(yè)生檔案封面專業(yè)姓名簽條示例.xls，也可手寫）

3. 檔案放置要求：輔導(dǎo)員按照教務(wù)處提供的名單順序放置，并附一張班級學(xué)生名單順序表。（電子檔名單見群共享“附件3：2017屆畢業(yè)生檔案郵寄順序表6.12.xlxs”，檔案放置順序必須與郵寄順序完全一致，以方便郵寄。跟讀學(xué)生（名單另附）單獨放置，交學(xué)籍科暫為保管。）

（二）檔案回收安排

1.各輔導(dǎo)員將裝好的畢業(yè)生檔案按照時間要求送到學(xué)籍科，驗收后輔導(dǎo)員再封裝、蓋檔案騎縫章。

四、工作要求

畢業(yè)生檔案關(guān)系到學(xué)生的切身利息，請各系（院）認真落實工作責(zé)任制，實行責(zé)任追究制，確保畢業(yè)生檔案工作的順利完成。

教務(wù)處

2017年6月12日

關(guān)于畢業(yè)生檔案材料的補充說明

（請輔導(dǎo)員務(wù)必仔細閱讀）

1、關(guān)于成績單蓋章說明：

畢業(yè)資格審查處：院系部主任章，落款日期：2017年6月 22日

教科處蓋章落款日期：2017年6月 25日

跟讀學(xué)生成績單：請輔導(dǎo)員按照教務(wù)處制作的模板（按照檔案成績單）進行制作后自行打印。（請輔導(dǎo)員注意學(xué)期）

2、學(xué)生綜合素質(zhì)評價表：

1）除輔導(dǎo)員簽名以外均可以打印，打印要求A4紙，橫向打印，字體：宋體，小四號。（樣表：見群共享）

2）蓋章：系部黨總支公章，落款日期2017年5月*日

3、畢業(yè)生登記表

1）“系（班級）鑒定”輔導(dǎo)員填寫完整后加蓋系黨總支公章，落款日期：2017年5月*日

2）“學(xué)校組織意見”中的內(nèi)容不需要填寫（內(nèi)容到教務(wù)處蓋章），日期應(yīng)填寫完整：2017年6月*日。

4、跟讀學(xué)生所有年份順延至一年（正常）

5、關(guān)于畢業(yè)生無高中（中職）檔案的情況說明，請自行打印附件5（蓋章有效）。